Php Günleri 2013 #1 – Buzdağının Görünmeyen Kısmı

Php-TR’nin 25 Mayıs 2013 de düzenlediği Php Günleri 2013 #1 etkinliğinin organizasyonun dahil olmam ve sonrasında gelişen süreçte yaşananları çuvaldızı başta kendimize batırarak eleştirel ağırlıklı aktarmaya çalışıcam.

Php-TR kurulduğundan bu yana İstanbul da cafe buluşmaları ve php kupası dağıtımı gibi ufak çaplı etkinlikler gerçekleştirmiştir. Php-TR, Türkiye’deki php geliştiricilerinin Facebook üzerinden tanışıp kaynaştıkları, takıldıkları noktalarda destek aldıkları, iş ilanlarının yayınlandığı bir grup halin de faaliyet gösterirken en çok konuşulan konulardan bir tanesi olan “Bir çok geliştiricinin bir araya geldiği ortam da etkinlikler ve projeler üretilmesi” gibi konularda ne zaman meyve vereceğiydi. Etkinlik düzenlenmesi uzun zamandır planlanan bir olay olmasına rağmen bunu kimlerin, nerede, ne zaman ve nasıl gerçekleştireceği belirsizdi. Behçeşehir üniversitesi Beşiktaş kampüsünde gerçekleştirdiğimiz 4. buluşmada bu konu derinlemesine konuşulsa da belirsiz olan konular sebebi ile çok umutlu değildim. Sürekli dile getirip savunduğum grubun ihtiyaç duyduğu etkinlik vb faaliyetleri gerçekleştirmek için grupları ve bunları yöneten yönetimin oluşturulması gerekmektedir.

Benim etkinliğe dahil olmam mayıs başında Ayhan hocamın etkinliği organize etmek için satın aldıkları temayı düzenlemem için bana göndermesi ile başladı. Birkaç gün içerisinde fırsat buldukça sayfayı etkinlik için uygun hale getirip kayıt formunu hazırladım. Kayıt formun da güvenlik kodu yüzünden sıkıntı çeken arkadaşlar baya kulağımı çınlattı Grup içerisinde etkinliğe destek vermek isteyenler için duyuru yaptık fakat yaparız ederiz diyenler oldu ise de gerisi gelmedi. Grubun kapsamına göre çok ufak ve etkinlik sabahı ekibe dahil olan arkadaşlarla iyi kötü elimizden geleni yaptık.

Etkinliğe sponsor ve destek olanlar konusunu Ayhan hocam ve Anıl Yeni yönettiler. Bildiğim kadarı ile sponsor ve destek veren bulmak ta zorlandılar. Görüşme yapılan firmalar ilk etkinlik olması nedeni ile kapsamı, katılımcı potansiyeli vb konuları göz önünde bulunduramadıkları için çok sıcak bakan olamamasına rağmen iyi yönettiler. Bütçe belirlendikten sonra afiş, plaket, kalem, tshirt, yaka kartı yaptırmaya karar verdik. Daha önce iş geçmişim olan Öncü Reklam – Mahmut Bent ile konuşup yapılacakları anlattığım da klasik yaklaşım olan hallederiz dedi. Geniş zaman da söz verip tutmaya geldiğin de bugün git yarın gel deyince dayanamayıp kavga ettim. Asıl macera bu kavgadan sonra başladı. Promosyon ve tanıtım işin de yer alan kalem, tshirt, afiş, plaket gibi maddelerin yapacak farklı firmalar bulmak ve bunları uygun fiyata yaptırmak için pazarlık aşaması oldukça zorlu bir işti. . Maliyetli, numune yaptırmanın zor olması, sipariş vermek istediğimiz adetin üreticiler tarafından çok önemsenmemesi ve yüksek kalitede olmasını istememiz nedeni ile beni en çok zorlayan işlerden bir tanesi Tsihrt konusuydu. Destek verenler de en çok beğendiğim instagramda #phptr hashtagı ile paylaşılan fotografları güzel anı olarak yıllar sonra hatırlamamız için üzcretsiz basarak  printsgramlive çok teşekkür ederim.

 Yer, sunum yapacak kişiler, dağıtılacak hediyeleri Anıl Yeni ve Ayhan hocam organize ettiler. Yer konusu 4. buluşmayı gerçekleştirdiğimiz zaman Aydın Gazi Ulusoy Bahçeşehir ünüversitesi ile görüştü ve tamam dediler. Daha sonra arka planda neler oldu bilmiyorum fakat sonrandan öğrendiğim kadarı ile Ayhan hocamın öğretim görevlisi olduğu Nişantaşı üniversitesi daha geniş imkanlar sağladığını duydum. Etkinliğin yapılacağı Bayrampaşa kampüsününe hazırlıkları yönetmek için bir gün önceden gittik. Stantlara elektrik, internet, seslendirme, fotoğraf ve video işlerini Nişantaşı ünüversitesi teknik personeli ve basın klübü üstlenecek şeklinde anlaştık Gelenlere çay kahve işini konuşurken kantincinin çay kahve dağıtmamız halinde kantini açmayacağını ve etkinliğe katılım sayısından şüphelendiğini görünce sinirden köpürsem de sıkıntı çıkmasın diye sesimi çıkarmadım. Yönetimin kantin ile ilgili problemleri etkinliğe de yansıdı. Katılımcılar çay kahve ikram edemediğimiz için kusura bakmasınlar. Organizasyon için sabah erkenden gediğimizde  elektrik hazır değil, kantinci ortada yok ve seslendirmenin organize edilmediğini görünce Nişantaşı Üniversitesi o an benim gözümde sınıfta kaldı. Gelelim bizim eksiklerimize Yaka kartlarını etkinlikten 4-5 gün önce bastık. Basımdan sonra ve etkinlik günü kapıda kayıt yaptıranlar yaka kartlarını almak için beklemek zorunda kaldı yada geç aldılar. Bu organizasyon eksikliği için de özür diliyorum. Sunumları çok fazla izleme fırsatım olmadığı için katılımcıların izlenimlerini okuyup sunum dosyalarını daha sonra okuyarak faydalandım Benimle birlikte Php-Tr standında isimlerini tam hatırlayamasam da Yıldız Teknik Üniversitesi Meslek Yüksek Okulu ve Nişantaşı Üniversitesi Meslek Yüksek Okulu öğrencilerine de katkı sağladıkları için çok teşekkürler.

Etkinliğin sonlarına doğru katılımcılara sürpriz hediyeleri dağıtma kısmı “SELECT ad soyad, email FROM katilimcilar ORDER BY rand() LIMIT 10″ baya eğlenceliydi. Etkinik öncesi ve sonrasın da aldığımız olumlu yorumlar ve diğer illerde de bu tarz etkinliklerin gerçekleştirilmesi talepleri beni daha sonraki etkinlikler için teşvik etti. Görebildiğim kadarı ile Ankara ve İzmir de ciddi bir potansiyel. Bu illerde yer alan arkadaşlar girişimde bulunmaları halinde etkinlikler gerçekleştirilebilir. Planlarımız arasında yer alsa da ne zaman olur konusun da birşey söylemek doğru değil.

Görev alanlar;
Yönetim ve organizasyon Ayhan Barış, Anıl YENİ
Afiş ve TShirt tasarımı Tolga DEDEBEK, Ben
Php-Tr standı Yıldız Teknik Üniversitesi Meslek Yüksek Okulu ve Nişantaşı Üniversitesi Meslek Yüksek Okulu öğrencilerine

Gelilim ektinlikten çıkarılacak derslere;

• Bütçenizi iyi organize edin
• Fil veya php ile alakalı maskot ve afişler getirin (Stand da yer alan filin başına etkinlik günü sirşey gelmediyse daha gelmez )
• Katılımın çok olması etkinlik yada diğer faaliyetleri bekleyen potansiyal kitlenin olması diğer etkinliklere olumlu yansıyacaktır. Grup içerisinden farklı arkadaşların girişim ve katkıda bulunmaları php ve geliştiriciler için olumlu olacaktır. Grup ve faaliyetler firma, üniversite ve şahısların tekelinde olmadığı için diğer arkadaşları etkinlik ve organizasyon sahnesinde görmek isteriz.
• Mümkün olduğunca ekibin gerçekleştirmeyeceği tüm aşamalarını kontrol altında tutun ve daha önceden hazır olduğuna emin olun.
• Gerekli alt yapıyı (kayıt sistemi, anketler, sunum kamera kayıtları vb) kendiniz hazırlayın yada daha önce etkinlik içerisinde yer alan arkadaşları ekibe dahil edin.
• Konuşmacılar donanımlı olmasına rağmen yeterince hazırlanmayanlar yada beğenilmeyenler oldu. Potansiyel beklentiyi anket ile ölçün ve sunum yapacak arkadaşların hazırlandığından emin olun ( Nasıl olacak sa ?).

Gelecek etkinlikleri organize edecek arkadaşlara şimdiden başarılar

gerçekleştirdiğimiz